아이젠하워 의사결정 매트릭스로 효율적으로 시간 관리하는 방법

시간이 부족하고 할 일이 많을 때, 어떤 업무를 먼저 처리해야 할까요? 이런 고민을 해결하기 위한 효과적인 도구가 바로 아이젠하워 매트릭스입니다. 아이젠하워 매트릭스는 업무의 중요성과 긴급성에 따라 네 가지 사분면으로 나누어 우선순위를 정하는 방법입니다. 이 블로그에서는 아이젠하워 매트릭스가 무엇인지와 이를 활용하여 시간 관리하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

 

아이젠하워 의사결정 매트릭스

 

 

 

 

 

아이젠하워 의사결정 매트릭스(Eisenhower Decision Matrix)란?

미국 34대 대통령인 아이젠하워(Eisenhower, 1953년~1961년)는 업무의 중요성(Importance)과 긴급성(Urgency)에 따라 우선순위를 정하는 원칙을 구상하였습니다 다. 이는 중요도와 긴급성 여부에 따라 네 구역으로 구분하고, 이에 따라 업무의 우선순위와 작업량 관리를 제안하는 것으로 이를 '아이젠하워 의사결정 매트릭스(Eisenhower Decision Matrix)'라고 부릅니다.

 

 

1) 1사분면 (긴급성 O, 중요성 O): 당장 해야 할 일

가능한 빨리 처리해야 하는 1순위 업무입니다. 보통 예상하지 못한 상황으로 인해 갑자기 업무리스트에 추가되어 당일 또는 수일 동안 즉각적으로 처리해야 하는 경우가 많습니다. 이러한 업무는 말할 필요 없이 최우선으로 실행해야 합니다.

 

- 마감일이 임박한 보고서 작성 또는 프로젝트 완료하기

- 직장 동료의 병가로 인한 대체업무

- 응급실에 가야 하는 상황

- 중요한 회의에 참석하기

- 크리티컬한 버그 수정하기

 

2) 2사분면 (긴급성 X, 중요성 O): 장기적 계획이 필요한 일

중요한 장기 목표가 있지만 마감 기한이 없거나 길어서 나중에 처리해도 되는 업무입니다. 이 업무들은 급한 업무에 후순위로 밀리기 쉬우므로 구체적인 일정(Schedule)을 정하거나 계획(Plan)을 세워 실행에 옮기는 것이 좋습니다.

 

- 자기 개발을 위한 독서나 교육

- 건강관리를 위한 운동

- 정기적인 잡무 및 유지 관리 프로젝트

 

3) 3사분면 (긴급성 O, 중요성 X): 위임할 일

당장 완료해야 하지만 중요성이 높지 않은 업무입니다. 다른 팀원에게 위임(Delegate)하여 대응할 수 있는 업무나 명확한 목적이 없는 긴 회의/통화 등이 그 예입니다.

 

- 긴급한 고객 요청 처리하기

- 팀원의 작업에 대한 피드백 주기

 

4) 4사분면 (긴급성 X, 중요성 X): 삭제할 일

시간 낭비라고 간주해도 무방한 업무로 가능하다면 피해야 하는 업무입니다. 해야 하는 업무리스트에서 과감히 지워버리고 1사분면에 해당하는 일에 집중하는 것이 좋습니다. 사교 활동이나 불필요한 휴식 등이 여기에 포함됩니다.

 

- 소셜 미디어에서 재미있는 동영상 보기

- 스팸 메일 확인하기

- 잡지나 소설 읽기

- 쇼핑하기, 잠자기

 

 

 

 

아이젠하워 의사결정 매트릭스를 이용한 시간 관리 방법

1950년대에 비해 현대사회의 업무는 다양화, 복잡화, 세분화되어 업무의 중요성과 긴급성을 정확하게 판단하기 어려운 경우가 많습니다. 이러한 특징을 오판하면 엉뚱한 사람에게 일이 전가되거나 업무의 질이 저하되는 경우가 생길 수 있습니다. 또한, 이 원칙에 따라 일을 하다보면 긴급한 업무를 즉각적으로 처리할 수 없는 경우가 있을 수 있으므로 상황에 맞는 변형이 필요합니다.

 

비록 효율적인 업무와 워크로드의 관리 비록 현대사회의 업무가 과거에 비해 다양화되었지만 긴급성/중요성에 따라 구분하는 아이젠하워 의사결정 매트릭스는 업무와 프로젝트를 관리를 위한 좋은 출발점이 되어줄 수 있을 것입니다.

 

1) 중요성과 긴급성에 대한 분석

먼저, 업무를 분류하기 위해 중요성과 긴급성에 대한 분석을 진행해야 합니다. 중요성은 해당 업무가 전반적인 목표 및 장기적인 목표에 얼마나 중요한지를 평가하며, 긴급성은 즉각적으로 처리되어야 하는 업무인지를 나타냅니다.

 

2) 2x2 매트릭스 구성

아이젠하워 매트릭스는 중요성과 긴급성을 축으로 하는 2x2 매트릭스로 구성됩니다. 이 매트릭스는 네 가지 구역으로 나누어 '긴급하고 중요한', '긴급하지만 중요하지 않은', '긴급하지 않지만 중요한', '긴급하지도 중요하지도 않은' 업무를 표현합니다.

 

3) 업무 우선순위 설정

- '긴급하고 중요한' 업무는 즉각적으로 처리해야 합니다. 이러한 업무는 미루지 않고 신속히 대응하여 효과적으로 해결해야 합니다.

 

- '긴급하지만 중요하지 않은' 업무는 상대적으로 우선순위를 낮게 설정할 수 있습니다. 이러한 업무는 필요에 따라 스케줄에 맞게 처리할 수 있도록 계획해야 합니다.

 

- '긴급하지 않지만 중요한' 업무는 시간을 충분히 할애하여 신중하게 계획해야 합니다. 이러한 업무는 미리 예방하고 계획을 세워 효과적으로 수행해야 합니다.

 

- '긴급하지도 중요하지도 않은' 업무는 우선순위를 가장 낮게 설정하고 필요할 때 처리할 수 있도록 관리해야 합니다.

 

4) 업무 추적과 평가

일정한 간격으로 업무를 추적하고 매트릭스를 평가하여 업무 우선순위를 조정해야 합니다. 실제 업무 상황에 따라 유연하게 조정하여 업무 처리를 보다 효율적으로 관리할 수 있습니다.

 

 

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이상으로 아이젠하워 매트릭스가 무엇인지와 이를 활용하여 시간 관리하는 방법에 대해 알아보았습니다. 아이젠하워 의사결정 매트릭스를 효과적으로 활용하여 시간을 관리하면, 업무 처리 효율성을 극대화할 수 있습니다. 시간 관리에 어려움을 가지고 계신 분들에게 이 글이 도움이 되었으면 합니다.

 

 

 

 

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